Dokumenteingang und Klassifikation
Eingehende Dateien erfassen, Formate prüfen, Dubletten erkennen und Dokumentklassen bestimmen.
Data & AI Engineering · Dokumentenverarbeitung
KI-Dokumentenverarbeitung, die Informationen kontrolliert in Fachprozesse übergibt
Rechnungen, Verträge, Formulare oder Schadendokumente sind erst dann digital nutzbar, wenn relevante Informationen verlässlich extrahiert, validiert und an Systeme übergeben werden. Wir entwickeln dafür passende Verarbeitungspipelines – mit regelbasierten und KI-Verfahren.
Das eigentliche Problem
Dokumente gelangen als PDF, Scan, E-Mail-Anhang oder Formular in Fachprozesse. Manuelle Erfassung kostet Zeit; reine Texterkennung liefert noch keine verlässlichen Daten. Struktur, Version, Sprache und Qualität der Vorlagen variieren.
Wir beginnen beim Zielsystem: Welche Felder müssen wohin, welche Regeln lassen sich prüfen und ab welchem Unsicherheitsgrad braucht es eine manuelle Freigabe? Danach wählen wir OCR, Layoutanalyse, regelbasierte Extraktion oder Sprachmodelle – häufig als kombinierte Pipeline.
Was wir entwickeln und integrieren
OCR, Layoutanalyse und Informationsextraktion
Text, Tabellen und relevante Felder aus digitalen PDFs und Scans extrahieren. Strukturierte Ausgaben werden gegen Schema und Feldregeln geprüft.
Fachliche Validierung und Plausibilität
Datumswerte, Beträge, Identifikatoren, Pflichtfelder und Querbezüge kontrollieren; Herkunft und Konfidenz dokumentieren.
Human-in-the-Loop
Unsichere Extraktionen, Ausnahmen oder risikoreiche Felder gezielt in manuelle Prüfschritte übergeben.
Integration, Datenschutz und Audit
Dokumente und Ergebnisse mit ERP, CRM, DMS oder Fachanwendungen verbinden, PII schützen und Eingriffe nachvollziehbar protokollieren.
Architektur, Methoden und Grenzen
OCR, Layoutmodelle, Dokumenten-KI und LLMs haben verschiedene Stärken. Für wiederkehrende strukturierte Dokumente sind Regeln und klassische Extraktion oft einfacher zu verifizieren. Für variable Dokumenttypen können Modelle helfen, sofern Ausgabeformate, Belege und Fehlerfälle robust geprüft werden.
Eine KI-Antwort ist kein verlässlicher Buchungssatz. Wir validieren jeden relevanten Wert gegen Fachregeln, halten Quellenbezug und Dokumentversion fest und definieren manuelle Freigaben. Bei sensiblen Unterlagen müssen Zugriffsrechte und Datenhaltung bereits in der Pipeline berücksichtigt werden.
Unser Vorgehen von der Prüfung bis zum Betrieb
01 · Dokumentklassen und Zielprozess untersuchen
Beispiele, Formate, Felddefinitionen, Ausnahmen und Zielsysteme analysieren.
02 · Testdatensatz und Qualitätsmaße festlegen
Feldgenauigkeit, Vollständigkeit, Korrekturaufwand und kritische Fehlerarten vereinbaren.
03 · Extraktionspipeline entwickeln
Dateieingang, OCR, Klassifikation, Extraktion und Schemaprüfung implementieren.
04 · Freigaben und Systemintegration umsetzen
Ausnahmen an Sachbearbeitung übergeben und geprüfte Daten an Fachsysteme übertragen.
05 · Betrieb und Änderungsfälle absichern
Neue Vorlagen, Modellversionen, Drift, Fehlerraten und Datenschutzanforderungen überwachen.
Verwandte Engineering-Leistungen
Verfahren evaluieren und in bestehende Abläufe integrieren.
Sensible Felder und dokumentbasierte Datenzugriffe kontrollieren.
Personenbezogene Informationen in Datenprozessen schützen.
Konkrete Anwendungsfälle in Branchen
Schadenakten strukturieren und kontrolliert an die Bearbeitung übergeben.
Bankdokumente mit Fachprozessen und Prüfschritten verbinden.
Versionierung, Datenherkunft und Dokumentationsprozesse nachvollziehbar machen.
Häufige Fragen
Kann KI jedes PDF zuverlässig auslesen?
Nein. Die Qualität hängt von Dateiformat, Scanqualität, Varianten und Zielfeldern ab. Für risikoreiche Werte sind Validierung und gegebenenfalls menschliche Freigaben erforderlich.
Wann reichen OCR und Regeln aus?
Bei stabilen Layouts und klaren Formaten können sie günstiger und leichter prüfbar sein als generative Modelle.
Wie schützen wir personenbezogene Daten?
Mit Datenminimierung, Zugriffsbeschränkungen, geeigneter Speicherung, Maskierung und festgelegten Aufbewahrungsregeln. Die konkrete Verarbeitung muss zum Schutzbedarf passen.
Wie messen wir die Qualität?
Über Feldgenauigkeit, Vollständigkeit, False Positives, manuelle Nachbearbeitungsquote und Fehler nach Geschäftsrisiko – nicht allein über Modellvertrauen.
Wie erfolgt die Übergabe an das ERP oder DMS?
Über validierte, versionierte Datenstrukturen und definierte Schnittstellen mit Fehlerbehandlung, Wiederholungslogik und Audit-Trail.
Technisches Erstgespräch
Welche Dokumente bremsen heute Ihre Prozesse?
Wir prüfen Dokumenttypen, Extraktionsziele, Datenschutz und die Anbindung an Ihre Fachsysteme.
Aleksandar Basara
Managing Director
aleks@valanor.co
+49 (0) 711 16 44 6 83
Lindenspürstrasse 22, 70176 Stuttgart
